Registrierkasse 2016: Welche Änderungen verlangt das Finanzamt?

Unternehmer, die im geschäftlichen Alltag überwiegend mit Bargeldgeschäften zu tun haben, wie zum Beispiel im Einzelhandel, sollten darauf achten, dass ihr Kassensystem auf die handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften abgestimmt ist. Das Bundesfinanzministerium hat bereits 2011 unter dem Titel „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ neue Regelungen erlassen, die spätestens am 31.12.2016 in Kraft treten. Dann endet nämlich die derzeit geltende Übergangsfrist. So rücken Kassensysteme nun auch verstärkt in den Fokus von Kontrollen und Prüfungen durch das Finanzamt.

Werden elektronische Kassensysteme Pflicht?

Den neuen Vorschriften für Registrierkassen ab 2016 zufolge müssen Kassensysteme Daten künftig elektronisch aufbewahren. Auch der Umfang der zu dokumentierenden Unterlagen wächst. So genügt etwa das Aufbewahren von Papierausdrucken des Tagesabschlusses den neuen Anforderungen nicht mehr. Sollten Sie sich nicht an die neuen Bestimmungen halten, drohen Ihnen nicht nur hohe Nachzahlungen ans Finanzamt, da diese Ihre Einnahmen und Ihren Gewinn schätzen, sondern es können auch strafrechtliche Konsequenzen auf Sie zukommen.

Was muss eine Registrierkasse 2016 aufzeichnen können?

Die neuen Registrierkassen-Vorschriften besagen, dass folgende Unterlagen für das Finanzamt aufbewahrt werden müssen:

• Alle Journaldaten
• Die vollständige Historie aller im System hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise
• Alle Daten zu Änderungen von Auswertungen, Programmierungen und Stammdatenänderungen
• Bedienungsanleitung des Kassensystems
• Protokolle über Einsatzorte sowie Einsatzzeiten (etwa auf Messen oder Märkten)

Wie müssen die Daten der Registrierkasse aufbewahrt werden?

Das BMF schreibt vor, dass alle Daten des Kassensystems zwingend elektronisch aufgezeichnet werden müssen. Zudem ist es erforderlich, dass die elektronisch erstellten Unterlagen während der Aufbewahrungsdauer (in der Regel 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein müssen. Ebenso ist es Pflicht, die Daten manipulationssicher zu speichern, das heißt, jede Änderung muss nachverfolgbar sein. Stornos dürfen zum Beispiel nicht einfach gelöscht werden, sondern der gesamte Vorfall muss dokumentiert und erkennbar bleiben.

Fristen und Übergangslösungen

Alle Händler müssen jetzt bereits prüfen, ob ihre Kasse den neuen Vorschriften ab 2016 genügt. Hat der Händler noch keine digitale oder elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem, das Hard- oder Softwareseitig nicht so aufgerüstet werden kann, dass es den vom BMF genannten Anforderungen entspricht, kann der vorerst noch von einer Übergangsregelung profitieren. Ältere Kassensysteme dürfen bis 31.12.2016 weiter benutzt werden. Sollte es seitens des Herstellers jedoch die Möglichkeit einer Nachrüstung geben, sind die Händler verpflichtet diese auch umgehend durchzuführen.

Händler, die Registrierkassen benutzen, die technisch nicht nachrüstbar sind, sollten sich diesen Zustand vom Anbieter Ihres Kassensystems bescheinigen lassen. Aber Vorsicht: Auch hier haben Sie die Pflicht in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob es Nachrüstungsmöglichkeiten gibt. Sonst handeln Sie nicht ordnungsgemäß.

Die Übergangsfrist bedeutet jedoch nicht, dass diese Händler derzeit nicht von den neuen Vorschriften betroffen sind: Benutzen Sie Ihre alte Registrierkasse weiterhin, müssen Sie trotzdem strengeren Anforderungen gerecht werden. Informieren Sie sich daher, welche Regelungen zu beachten sind. Weitere Informationen finden Sie z.B. beim Handelsverband Deutschland.

Welche Kassen gibt es und was sind die Vor- und Nachteile des jeweiligen Systems

Neben elektronischen Registrierkassen haben Sie noch die Möglichkeit PC-Kassen oder POS-Systeme einzusetzen. Diese Kassensysteme laufen mit bestimmten Softwares unter Betriebssystemen wie z.B. Windows oder MAC OS. Alle Daten werden dabei auf einer Festplatte gespeichert. Damit haben Händler die Möglichkeit alle geforderten Vorgänge ordnungsgemäß elektronisch zu speichern und dem Finanzamt per Datenexport zur Verfügung zu stellen. Auch die Speicherkapazitäten sind bei PC-Kassen in ausreichendem Umfang vorhanden.

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