Informationen zu den Anforderungen bzgl. der elektronischen Rechnung und den Funktionen die in Ihrer e-vendo Warenwirtschaft dazu bereitgestellt werden:
Ab dem 1.1.2025 ist folgendes gesetzlich verpflichtend:
- Wenn eine elektronische Rechnung ab 2025 ausgestellt wird, muss der Empfänger diese technisch empfangen können. Dies ist nicht an eine Zustimmung des Empfängers gebunden. In welchem System diese Voraussetzung geschaffen wird, ist nicht festgelegt (z.B. FiBu, ERP, sonstige)
- Die Zustimmungspflicht gilt weiterhin für Rechnungen die den neuen Vorgaben nicht entsprechen, also z.B. PDF-Rechnungen
- Bei B2C Rechnungen muss der Empfänger zustimmen, es besteht keine Verpflichtung zur Abrechnung mit einer elektronischen Rechnung.
- Das BMF plant ein kostenloses Angebot zur Erstellung und Visualisierung von elektronischen Rechnungen anzubieten.
- Der Versand elektronischer Rechnungen an B2B Kunden ist je nach Umsatz erst ab 2027 bzw. spätestens ab 2028 verpflichtend.
Wichtig:
- Das Einlesen der elektronischen Rechnung erfolgt ausschließlich im Buchhaltungssystem, nicht in der Warenwirtschaft.
Welche Funktionen stellt Ihr e-vendo ERP ab 2025 bereit:
- Ab dem Jahreswechsel 2025 besteht die Möglichkeit elektronische Rechnungen direkt aus der e-vendo Warenwirtschaft in den Formaten ZugFeRD Version 2.3 und X-Rechnung zu versenden. Dies kann in den Kundenstammdaten festgelegt werden.
- Geplant ist die Erweiterung der Rechnungseingangsprüfung (Zusatzmodul), um das Einlesen von elektronische Rechnungen im Warenwirtschaftssystem zu ermöglichen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit gelieferte Ware mit berechneter Ware, preis- und mengenmäßig zu prüfen.
Wir hoffen, Ihnen damit gedient zu haben. Für weiterführende Informationen stehen wir Ihnen unter sales@e-vendo.de gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüße
Ihr e-vendo Team
Im Folgenden finden Sie noch einige allgemeine Informationen zum Thema:
Elektronische Rechnung.
- Umsatzsteuerliche Regeln.
Hintergrund der elektronischen Rechnung ist die ViDA- Initiative der EU.
- Ziel ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems, dass die ZM (zusammenfassende Meldung) erweitern soll.
Aktuell ist die vollständige Implementierung für den 1.1.2028 geplant. Eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 ist möglich und wird diskutiert.
Zur Vorbereitung ist eine geänderte Definition des Begriffs elektronische Rechnung vorgesehen. Der Bundesrat hat am 22.3.2024 dem Vermittlungsergebnis zum Wachstumschancen Gesetz zugestimmt.
Die elektronische Rechnungspflicht kann bereits im Vorgriff auf die EU weite Maßnahme umgesetzt werden. Hierzu existiert der Entwurf eines Einführungsschreibens der im vierten Quartal 2024 abgeschlossen werden soll.
Zeitplan (Stand Okt-2024):
Ab 1. Januar 2025
Es gilt die Unterscheidung zwischen elektronischer Rechnung und sonstigen Rechnungen.
- Definition elektronische Rechnung:
- Hat ein strukturiertes elektronisches Format.
- Kann ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
- Eine elektronische Verarbeitung muss möglich sein.
- RL 2014/55/EU, CEN-Norm EN 16931
- Ausnahme: Zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger kann ein proprietäres Format vereinbart werden. Daraus müssen sich allerdings die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben extrahieren lassen, die der EN 16 931 entsprechen. Dies bedeutet, dass EDI weiterhin zulässig ist.
- Laut BMF Schreiben vom 2.10.2023 ist dies erfüllt durch X-Rechnung bzw. ZUGFeRD ab Version 2.0.1. In diesem Schreiben sind weiterführende Informationen zu hybriden Formaten vorhanden.
- Definition sonstige Rechnung:
- Papierrechnungen
- Anderes elektronisches Format, zum Beispiel PDF
Diese Definitionen gelten ab dem 1.1.2025. Die Verpflichtung zur Rechnungserstellung greift erst später.
Wer ist betroffen?
- Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung existiert nur für B2B Umsätze im Inland.
- Für Gutschriften
- Für Rechnungen
- Sie gilt auch für folgende Unternehmer-Gruppen:
- Leistungsempfänger schuldet Steuer
- Kleinunternehmer
- Land und forstwirtschaftliche Betriebe
- Reiseleistungen
- Umsätze bei Differenzbesteuerung
- Vermietung an steuerpflichtige Unternehmer
Ab 2026:
- Keine Änderung: Papierrechnungen und elektronische Rechnungen im PDF Format sind weiterhin gültig
Ab 2027:
- wie 2026
- Wenn der Vorjahresumsatz grösser 800.000€ war dann nun gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung.
- Die Verwendung des EDI Verfahrens ist auch noch möglich ohne Extraktion der Umsatzsteuer relevanten Informationen wenn der Umsatz 2026 geringer als 800.000€ war.
Ab 2028:
- die Anforderungen der elektronischen Rechnung sind zwingend einzuhalten
Übermittlungswege:
- dazu gibt es keine speziellen Vorgaben. Genutzt werden können Email, Schnittstelle, Download aus dem Kundenportal oder ähnliches
Eine Berichtigung von Rechnungen kann nur im ursprünglichen Format erfolgen!
Aufbewahrung:
- der strukturierte Teil muss unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden.
Aktuell wird die Verschiebung des Start Zeitpunktes für den Empfang von elektronischen Rechnungen auf 2027 diskutiert.
Was gilt ab 2028?
- Es wird ein Meldesystem an die Finanzverwaltung auf Basis der extrahierbaren Daten eingerichtet.
- Dies gilt für EU und Innergemeinschaftliche Umsätze
- das BMF will dies auch für nationale Umsätze
- eine Übermittlung und Weiterleitung an das Finanzamt ist aktuell nicht vorgesehen.
Quellen:
- BMF, Schreiben v. 13.6.2024, III C 2 – S7287 – a/23/10001 :007 (Entwurf) – Betreff: Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UstG;
