Die Qual der Wahl: Wie findet man die passende Fahrradverleih Software?

Warum eine Fahrradverleih Software?

Berlin, den 03.01.2023 | Ein Beitrag von Dr. Ulrich Gries

In der modernen Lebenswelt ändert sich das Informations- und Buchungsverhalten. Das „neue“ Kaufverhalten hat dabei kaum eine Branche so nachhaltig beeinflusst wie den Tourismus. So finden nicht nur bei Fluggesellschaften, Hotels oder Autovermietern die Mehrzahl aller Buchungen mittlerweile online statt. Zusätzlich buhlen neue Anbieter wie Airbnb um die Aufmerksamkeit der Konsumenten. Das haben jetzt nicht nur große, sondern auch kleine und mittlere Fahrradvermieter als Vorteile für sich erkannt.

Neue Gründer im Fahrradverleih planen mittlerweile oft schon von Beginn an, ihr Geschäft digital zu organisieren – wir erklären Ihnen, warum das definitiv für alle Unternehmer im Bike Rental Business eine gute Idee ist.

Was ist überhaupt eine Fahrradverleih Software?

Eine speziell für die Vermietung von Fahrrädern entwickelte Software gibt es nur von wenigen Anbietern. Cloudbasierte Lösungen sind heute praktisch über alle Endgeräte mit Onlinezugang nutzbar. Sie dienen hauptsächlich dazu, das Vermietungsgeschäft auch in stressigen Hochsaisonzeiten immer im Griff zu behalten. Wichtig sind dabei die Planung und Verwaltung der Fahrradflotte. Das bedeutet konkret, dass alle Fahrradverleih-Artikel zentral gelistet und bestandsmäßig korrekt erfasst sind. Mietet ein Kunde ein Produkt, wird das wiederum im Verleihsoftwaresystem verbucht und der Bestand vermietbarer Objekte entsprechend aktualisiert. Außerdem müssen alle zukünftigen Reservierungen berücksichtig werden und jederzeit abrufbar sein.

Zusätzlich können über Schnittstellen Kassensysteme sowie Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramme angeschlossen werden. Für große Anbieter, die regelmäßig einen Teil ihrer Flotte verkaufen, ist auch die Verknüpfung zu einem einen Online-Shop denkbar. Wer Fahrradladen, Werkstatt und Vermietung kombiniert, sollte außerdem über den Anschluss eines Warenwirtschaftssystems nachdenken. Diese hilft nicht nur bei Verwaltung und Bestellung, sondern auch bei Inventur und Jahresabschluss. Weitere Module können die Anbindung an Marktplätze oder CRM-Systeme ermöglichen.

Welche Vorteile bietet mir eine Software für mein Fahrradvermietungsgeschäft?

Softwarelösungen kosten Geld – und das regelmäßig. Für reine Fahrradvermieter sind daher auch erfolgsabhängige Lösungen spannend. Denn hier fallen Kosten nur dann an, wenn auch Einnahmen generiert werden. Abhängig vom Anbieter und Unternehmensgröße sind die Preismodelle vielfältig. Mancher Vermieter wird sich nun berechtigterweise fragen, ob sich die Investition lohnt. Betrachtet man aber erst einmal alle Vorteile, wird schnell klar, welche Entscheidung die richtige ist.

 Mehr Zeit für das Wesentliche

Immer wieder ins Lager laufen, um zu kontrollieren, welche Räder noch im Lager liegen, zahllose Telefonate und Emails mit Fragen, ob in den Ferien in 6 Wochen noch 4 Räder buchbar sind, per Hand Mietverträge ausfüllen, immer wieder gleichlautende E-Mails beantworten – das frisst Zeit.

Wenn alle wesentlichen Bereiche der Fahrradvermietung miteinander verknüpft sind und Interessenten bereits online selbständig Preise, Verfügbarkeiten und Informationen abrufen und buchen können, ist schon mal sehr viel gewonnen. In einer Art Schaltzentrale laufen dann alle Informationen zusammen. So sparen sowohl Unternehmensleitung als auch Mitarbeiter nicht nur viel Zeit beim Suchen, sondern haben auch alles im stets an einem digitalen Ort im Blick. Ganz unabhängig vom aktuellen Aufenthaltsort.  Auch Papierberge können deutlich reduziert werden.

Alles im Blick

Bei Nutzung einer Online- und Offline-Softwarelösung sind alle Buchungen und Kundendaten hinterlegt und das detailliert und tagesaktuell. Auch wenn Sie Ihre Mieträder auf mehrere Stationen oder Lager verteilt haben, wissen Sie immer, welche Räder gebucht sind und welche derzeit noch zur Verfügung stehen. Das System macht es außerdem möglich, unkompliziert Berichte zu erstellen.

Welche StatusberichtE sind für Inhaber oder Geschäftsführer wichtig?

• • Wie ist die Auslastung bzw. allgemeine Buchungslage?
  • Werden E-Bikes oder analoge Fahrräder besser vermietet?
  • Welche Stationen laufen besonders gut oder schlecht?
  • Welche Kooperationen mit externen Partnern (Hotel, Tourist Info, FeWo Anbieter etc.) lohnen sich?
  • Wie lassen sich Preise, Sortiment und Standorte fortlaufend optimieren?

Online-Buchungstools für den Fahrradverleih sind Teil der Lösung

Mobile Endgeräte ermöglichen es praktisch jedem, vor der Kaufentscheidung ausführlich zu recherchieren und sich zu jeder Zeit und an jedem Ort zu informieren. Gerade in der heutigen Tourismuswelt erwarten Reisende Informationen rund um die Uhr, in Echtzeit.

Angebote und Preise können zwar online direkt verglichen werden. Doch der günstigste Preis ist während einer Urlaubsreise meistens nicht das wichtigste Auswahlkriterium. Stattdessen ist das Gesamtpaket aus unmittelbarer Angebotsverfügbarkeit, breiter Auswahl, räumlicher Nähe und zusätzlichen Serviceangeboten erfolgsentscheidend.

Die erste Herausforderungen für den lokalen Fahrradverleih besteht darin, online lokal gefunden zu werden. Hier ist eine gute Positionierung im Suchindex und Google-Unternehmensprofil (früher Google My Business) unverzichtbar. Im nächsten Schritt gelangen Interessenten auf die eigene Internetpräsenz. Diese muss klar und einfach strukturiert sein.

Die aktuellen Verfügbarkeiten und Preisen lassen sich idealerweise mir einem Online-Buchungstools darstellen. Dieses ist in Zeiten des E-Commerce aus Kundensicht unverzichtbar. Mittlerweile prüfen die meisten Urlauber vor dem Gang in eine Fahrradverleihstation online, wer im Ort oder der Region Räder überhaupt vermietet. Manche Urlaubsgäste möchten z. B. am Vorabend bereits wissen, ob Mieträder für eine Tour am nächsten Tag zu welchen Konditionen verfügbar sind. Recherche und Entscheidung fallen in der knapp bemessenen Urlaubszeit deutlich schneller als im Alltag. Ist das Angebot attraktiv und der Preis angemessen, möchten viele Gäste gleich alles fest machen und sind bereit zu buchen. Damit sparen Vermieter und Gäste nicht nur Zeit, sondern gewinnen auch an Sicherheit und Planbarkeit. Wer online gebucht und bezahlt hat, kommt sehr viel wahrscheinlicher als Menschen, die sich nur telefonisch angekündigt haben. Das macht es für beide Seiten verbindlicher. Umso wichtiger, dass dann auch die Abwicklung gut funktioniert. Nichts wäre schlimmer, als das gebuchte Räder bei Buchungsantritt nicht mehr vorhanden sind.

Um Überbuchungen auszuschließen, ist es daher entscheidend, dass eine Verleihsoftware sowohl Online- als auch Stationsmieten synchronisiert und im Idealfall alles über ein System abgewickelt wird.

Fahrradmieter können nach wie vor über mehrere Buchungskanäle buchen

Fahrradverleiher sollten sich gut überlegen, über welche Kanäle ihre Kunden buchen können. Für das Gruppengeschäft sind sicherlich andere Entscheidungen zu treffen als für einfache Standardvorgänge. Je nach Zielgruppe können andere Präferenzen vorliegen. Von entscheidender Bedeutung für die Funktionalität des Systems ist allerdings, dass alle Buchungen in das System laufen. Unabhängig davon, ob sie automatisch online, per Mail, Telefon oder in der Station in Auftrag gegeben wurden.

Überblick: Welche Arten von Softwarelösungen für den Fahrradverleih-Lösungen gibt es?

• Reine Online-Buchungssoftware / Online-Buchungstool
  Dieses Lösung erfasst nur die Onlinebuchungen ab. Stationsbuchungen werden nicht erfasst. Daher ist die Gefahr einer Überbuchung hier immer gegeben. Bei einigen Anbietern können Mieter auch nur online eine Buchungsanfrage senden, die dann noch individuell bestätig werden muss. Das macht es für den Vermieter aufwändig und für den Kunden möglicherweise unangenehm sein, wenn er Sonntagabends für den Folgetag bucht und im schlimmsten Fall Montagmorgens eine Absage bekommt, weil das Rad nicht verfügbar und der Vermieter ausgebucht ist.
• Fahrradverleih Gesamtsystem
  Das System bildet den kompletten Buchungsablauf im Unternehmen ab. Unabhängig davon, ob die Buchung online oder in der Station erfolgt. Dabei werden sämtliche Objekte wert- und mengenmäßig erfasst. Praktische Hardware wie Scanner lassen sich in die Prozesse einbinden. Der personelle und organisatorische Aufwand ist dementsprechend größer.
• Integrierte Fahrradverleihsysteme (all in one)
  Das integrierte System besteht aus einem Gesamtsystem mit erweiterten Funktionen und Schnittstellen zu operativen Einheiten (wie z.B. weiteren Stationen). Je nach System sind unterschiedliche Individualisierungsgrade möglich. Es empfiehlt sich auf branchenspezifische Lösungen zu setzen. Einfach zu integrierende Module für Kasse, Werkstatt, den Zugang zu einer Fahrrad-Stammdatenbanken oder einen Onlineshop ergänzen das Angebot. Ein Fahrradverleihsystem, das alle Aspekte des Fahrradvermietungsgeschäfts abdeckt. Alle Einstellungen und volle Kontrolle erfolgen in nur einem Tool.

Welche Kriterien sind für die Wahl einer Fahrradverleihsoftware relevant?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Bei kleineren, mittleren oder großen Vermietern liegt der Fokus zunächst sicherlich hauptsächlich darauf, die Geschäftsprozessen zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Dadurch können sie sich besser den Mietern widmen, die ebenfalls Wartezeit sparen und bürokratische Prozesse auf ein Minimum reduzieren können. Bei größeren Anbietern sind das Management und die Verwaltung mehrerer Stationenvon entscheidender Bedeutung.

Welche Lösung passt also zu mir?

Sicherlich macht es Sinn auf eine spezielle Branchenlösungen zurückzugreifen. Eine solche Lösung wird in der Regel mit Praktikern aus der Branche gemeinsam in einem langjährigen Prozess entwickelt. Denn die Komplexität des Fahrradverleihgeschäfts ist nicht zu unterschätzen.

Bei der Wahl oder dem Wechsel zu einem neuen System sollte auch immer der Fokus auf die eigenen zukünftigen Geschäftsentwicklungen stehen.

Folgende Fragen sollte jeder bei der Analyse beantworten:

• • Ist die Verleih-Softwarelösung auf meine Branche spezialisiert?
  • Lässt sie sich intuitiv und einfach bedienen?
  • Sollen später z.B. mehrere Standorte hinzukommen? – Ist die Lösung multifilialfähig?
  • Werden Schnittstellen zu Kassensystemen, Warenwirtschaften etc. angeboten?
  • Wie sieht es mit Analyse- und Reporting aus?
  • Erfolgt der Abgleich der Stations- und Onlinebuchungen in Echtzeit?
  • Handelt es sich um eine cloudbasierte Softwarelösung
  • Ist die Lösung modular aufgebaut – kann das System jederzeit mit den Zielen des Unternehmens mitwachsen und ausgebaut werden?
  • Welche Schnittstellen sind vorhanden?
  • Gibt es Möglichkeiten für Marketingaktionen – E-Mail-Newsletter?
  • Unterstützt der Anbieter bei der Implementierung und beim Systemwechsel?
  • Ist das Onlinebuchungstool mehrsprachig?
  • Sind die Kosten transparent? Werden auch Kosten für Updates, Support oder gegebenenfalls erforderliche Schulungen angegeben?
  • Gibt es einen Kundensupport und wie ist er erreichbar?

Lösungen von e-vendo oder velocollect für jede Unternehmensgröße

#Online-Buchungstool

• Online-Buchungen von Bikes & Zubehör – einfach integriert auf der eigenen Website
• mehrsprachig
• übersichtliches Backend
• multistationsfähig
• Zubehör und Services (Lieferung) – alles in einer Buchung
• Gutschein- und Rabattcodes berücksichtigen
• Pre-Payment online oder Zahlung vor Ort bei Übergabe

#Stationsbuchungen

• schnelle Erfassung von Buchungen in der Station
• Barcode Scanning: Kunden können sich per Smartphone selbst mit Adressdaten registrieren
• digitale Unterschrift – papierloser, rechtsicherer Mietvertrag
• alle Buchungen und Verfügbarkeiten im Blick
• aktueller Zahlungsstatus, Gutscheine
• umfangreiche Auswertungen in Echtzeit

#Flottenverwaltung

• volle Kontrolle über den Bestand – alle Räder und Artikel sind im System
• aktueller Status, schnelle Zuordnung zu Mietern, Datenbank mit Rahmen- und Schlüsselnummern etc.

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